Privacyreglement praktijkaccreditatie

Sinds januari 2015 zijn wij gestart met de zogenaamde praktijkaccreditatie. Dit een proces van certificering waarbij we naar de kwaliteit van de zorgverlening en de praktijkvoering kijken. Door middel van protocollen en werkafspraken kijekn we hoe het beter kan. Het gaat dan om onderwerpen zoals de bereikbaarheid, de privacy van gegevens en hygiene.

 

Hieronder vindt u het Privacyreglement van onze praktijk:

V&V Huisartsen

Protocol privacyreglement

  Protocolnummer: 5 Versie: 1
Auteur: HV Vaststellingsdatum: 30-04-2015
Beheerder (naam): Herzieningsdatum:
Bestemd voor (functie(s)): artsen, praktijkmedewerkers
Doel: zeker stellen dat zorgvuldig met patiëntgegevens wordt omgegaan. Dit protocol is van toepassing op elke verwerking (geautomatiseerde en niet-geautomatiseerde) van patiëntgegevens, die in een bestand zijn of worden opgenomen.

 

1. Doel van het verzamelen en verwerken van patiëntgegevens

  1. Patiëntgegevens worden op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt, en alleen voor die doeleinden gebruikt waarvoor ze zijn verzameld;
  2. Gegevens kunnen worden verzameld tijdens consulten, behandelingen of anderszins;
  3. Doeleinden zijn:

-          gebruik in het kader van de te verlenen huisartsenzorg;

-          gebruik ten behoeve van de bewaking van de eigen kwaliteit en de praktijkaccreditering;

-          ten behoeve van (wetenschappelijk) onderzoek, mits anoniem;

-          andere doeleinden, mits vooraf met de patiënt overeengekomen.

2. Verwerking van algemene patiëntgegevens, gezondheidsgegevens en erfelijke gegevens

     a)    Algemene patiëntgegevens worden alleen verwerkt indien aan een van onderstaandevoorwaarden is voldaan:

-          de patiënt heeft voor de verwerking toestemming (mondeling of schriftelijk) verleend;

-          verwerking is noodzakelijk voor de verlening van huisartsgeneeskundige zorg aan de patiënt;

-          verwerking is noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;

-          verwerking is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van patiënt.

b)   Erfelijkheidsgegevens van de patiënt worden alleen verwerkt in relatie tot de betreffende patiënt zelf, tenzij: een zwaarwegend geneeskundig belang prevaleert.

3. Organisatie van de informatiebeveiliging

V&V Huisartsen heeft de volgende maatregelen genomen en werkafspraken gemaakt om zeker te stellen dat patiëntgegevens zorgvuldig worden behandeld:

  1. Alle medewerkers die patiëntgegevens verwerken of anderszins kennis nemen van patiëntgegevens zijn gehouden aan geheimhouding;
  2. Medische gegevens worden minimaal vijftien jaren bewaard, of zoveel langer als redelijkerwijs nodig om verantwoorde zorg te kunnen leveren;
  3. Alleen bevoegden hebben toegang tot de (digitale) gegevensbestanden van de praktijk; hiertoe zijn computers voorzien van een wachtwoord en de ruimten waarin gegevens worden opgeslagen niet vrij toegankelijk;

Patiënten worden geïnformeerd over de verzameling en verwerking van gegevens door de praktijk bij de eerste inschrijving van de patiënt bij de praktijk.,

  1. Van de patiënten die overgaan naar een andere huisartsenpraktijk wordt het medisch dossier beveiligd elektronisch verstuurd via Zorgmail of in geval de nieuwe huisarts ook Medicom heeft overgezet op de Medicomcode van de nieuwe huisarts. Indien de nieuwe huisarts geen gebruik maakt van Zorgmail wordt het dossier uitgeprint. Dit wordt niet aan de patiënt of een verwante meegegeven. Het papieren dossier en het uitgeprinte elektronische dossier wordt aangetekend verstuurd naar de nieuwe praktijk.
  2. De praktijk beschikt over een beveiligde internetverbinding. De verbinding maakt communicatie tussen zorgverleners mogelijk op een veilige en betrouwbare manier.
  3. Onze HIS (huisartsen informatie systeem) leverancier Pharma Partners (beheerder van data) heeft een geheimhoudingsverplichting en zorgt voor een beveiligde netwerk. Dit is benoemd in artikel 9 van algemene voorwaarden van Pharma Partners.

 

4. Rechten van de patiënt

  1. De patiënt heeft recht op inzage in alle gegevens die over hem of haar zijn verzameld en verwerkt;
  2. De patiënt heeft recht op een afschrift van de over hem of haar verzamelde en verwerkte gegevens; de praktijk verstrekt een afschrift na een verzoek van de patiënt en de praktijk kan hiervoor eventueel een redelijke vergoeding vragen;
  3. De patiënt kan verzoeken om aanvulling en/of correctie van de verzamelde en verwerkte gegevens, voor zover deze onvolledig en/of feitelijk onjuist zijn;
  4. De patiënt kan verzoeken om verwijdering of beperkt gebruik van de verzamelde en verwerkte gegevens;
  5. Recht op inzage of afschrift en verzoeken om aanvulling, correctie, beperkt gebruik of verwijdering kunnen door de praktijk worden geweigerd voor zover dit noodzakelijk is ter bescherming van een aanmerkelijk belang van een ander (waaronder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van die ander) en/of in geval bewaring op grond van een (wettelijk) voorschrift vereist is;
  6. Indien de patiënt van mening is dat dit reglement door de praktijk niet of onvoldoende wordt nageleefd, dan kan hij of zij een klacht indienen bij de praktijk;
  7. Daar waar de patiënt zichzelf niet kan vertegenwoordigen, treedt de wettelijke vertegenwoordiger in zijn of haar plaats;
  8. Het vernietigen van medische gegevens gebeurt d.m.v. een papierversnipperaar of via een archief vernietigingsbedrijf;
  9. Privacy gevoelige gesprekken worden zoveel mogelijk in een afgesloten kamer gevoerd;
  10. De balie van de assistente is afgesloten d.m.v. een glazen schuifraam. In de wachtkamer wordt muziek gedraaid om de gehorigheid van de backoffice te beperken.

5. Samenwerkingen overige instanties

Inschrijving op naam (ION) Huisartsen in Nederland hebben samen één database gemaakt waarin staat wie bij welke huisarts is ingeschreven.
Uw naam, verzekeringsnummer, geboortedatum en Burgerservicenummer zijn gekoppeld aan de naam en unieke zorgverlenerscode van uw eigen huisarts en die van uw zorgverzekeraar. Er staat geen medische of andere vertrouwelijke informatie in.

Alleen mensen die daarvoor bevoegd zijn, mogen werken met de ION database. Voor toegang is een speciaal certificaat nodig. De gegevens worden op een veilige manier verstuurd.

Kijk voor meer informatie op www.inschrijvingopnaam.nl

LSP (landelijk schakelpunt)

Zorgverleners (huisartsen, apothekers, medisch specialisten) maken gebruik van een regionaal netwerk om elektronisch medische gegevens te delen met andere zorgverleners in hun regio: de zorginfrastructuur van het LSP. Via dit netwerk kunnen zij de belangrijkste gegevens uit uw huisartsdossier opvragen én een overzicht van de medicijnen die u gebruikt. Zo hebben zij alle belangrijke informatie over uw gezondheid op elk moment snel bij de hand. Ook ‘s avonds, in het weekend en in spoedsituaties.

Als u toestemming geeft, registreert uw huisarts of apotheek dit in uw dossier. Daarna meldt hij bij het LSP dat er gegevens over u beschikbaar zijn. Vanaf dat moment kunnen andere zorgverleners uw gegevens opvragen via het LSP. Dat mag alleen als het nodig is voor uw behandeling. Als u nog geen toestemming hebt gegeven of uw toestemming intrekt, zijn uw medische gegevensnietbeschikbaar via het LSP.

Zorgverleners die gebruikmaken van het LSP, zoals een apotheek, een waarnemend huisarts (of in de toekomst de medisch specialist), kunnen bepaalde medische gegevens over u opvragen als dat nodig is voor uw behandeling. Zij zien dan uw persoonlijke gegevens, zoals uw naam, adres, geboortedatum, leeftijd en geslacht. Daarnaast kunnen ze een overzicht zien van de medicijnen die u gebruikt.    

Zorgverleners krijgen alleen toegang tot het LSP als zij gebruik maken van een UZI-pas. De UZI-pas bevat de elektronische identiteit van de pashouder en de relatie van de pashouder met de abonnee (huisartsenpraktijk). Het is net als het reguliere paspoort een belangrijk, persoonsgebonden ‘’waardedocument’’.              

Publicatie privacyreglement

           Dit privacyreglement van V&V Huisartsen treedt in werking op 1 mei 2015 en is gepubliceerd op de website van de praktijk.